向く業務を見つける

1理解する

向く業務の5つの特徴

うまくいっている導入事例には共通点があります。次の5つに多く当てはまる業務ほど、最初の一歩に向いています。

1. 繰り返しが多い

   毎日・毎週・毎月のように同じ形で発生する。頻度が高いほど、準備にかけた時間を回収しやすくなります。

2. 手順を言葉で説明できる

   新人に引き継ぐときに「こうやって、次にこう」と口で説明できる業務。説明できないものは、エージェントにも説明できません。

3. 判断の基準がはっきりしている

   「金額が○円以上なら上長へ」「件名に△△があれば□□部門へ」のように、基準を文字にできる。

4. 入力が電子データになっている

   メール、ファイル、システムの画面など、エージェントが読める形で情報が存在する。紙やFAXが中心だと、先に電子化が必要です。

5. 間違えても取り返しがつく

   結果を人が確認してから使う、または簡単にやり直せる。これが最も重要です。

任せてはいけない業務

向いていない、というより「最初の段階では任せるべきでない」業務もはっきりさせておきます。

• 取り返しのつかない操作が含まれる：支払いの実行、データの削除、社外への送信・公表。これらは「案を作るところまで」に限定し、実行は人が行います。
• 最終責任を伴う判断：採用・評価・契約の可否・法令上の判断。エージェントは材料を整えるまで。
• 基準が人の頭の中にしかない：ベテランの勘で回っている業務。まず基準を言葉にする作業（ステップ03）が先です。
• 機密性が極めて高い情報を扱う：社内ルールで外部サービスへの入力が禁じられている情報。ステップ04で確認します。

業務の棚卸し

候補を選ぶには、まず自分の部署の業務を一覧にします。全部を書く必要はありません。「繰り返し発生していて、面倒だと感じているもの」を10個前後挙げれば十分です。

この例では、4つ目の「支払い実行」は最初の候補から外れます。ただし「支払い一覧の下書きを作る」までなら候補になります。業務を少し手前で区切ると、任せられる範囲が見えてきます。

最初の1つの選び方

候補が3つほどに絞れたら、次の3つの軸で見比べます。

2自社に当てはめて考える

1. 自分の部署で繰り返し発生している業務を、10個前後書き出す（上の表の形で）。
2. 「失敗時の影響」が大のものに印をつけ、業務を少し手前で区切れないか考える。
3. 5つの特徴に多く当てはまる順に並べ替え、上位3つを候補にする。
4. 3つを効果・難しさ・リスクで評価し、「最初の1つ」を決める。迷ったら、一番リスクの低いもの。

決めた1つは、このあとのステップ03〜07でずっと使います。ここで決めきれない場合は、「問い合わせメールの一次仕分けと返信案づくり」のような、どの会社にもある業務を仮に置いて先へ進んでも構いません。

3自社の情報を記入する — 業務棚卸しシート・候補評価表

10個前後の業務を書き出し、候補3つを評価して「最初の1つ」を決めます。 入力は自動でこのブラウザに保存されます。保存しました

4次へ進む条件

次の項目にすべてチェックが入ったら、このステップは完了です。完了にすると、トップページと一覧に印がつき、進み具合として記録されます。

• 業務を10個前後、棚卸しした
• 「取り返しのつかない操作」を含む業務は手前で区切った
• 候補3つを効果・難しさ・リスクで評価した
• 最初の1つを決め、任せる範囲と人がやる範囲を書いた

ステップ02は完了です。次のステップ03「業務を分解する」へ進んでください。