業務を分解する

1理解する

なぜ分解が必要か

ステップ01で見たとおり、エージェントの3つの部品のうち「指示書」は導入する側が用意します。その指示書の材料になるのが、この分解です。人に引き継ぐときの業務マニュアルを作る作業とほとんど同じですが、AIが読む前提で、あいまいさを減らす点だけが違います。

4つに分ける：入力・手順・判断・出力

手順を箇条書きにする

手順は、1行に1つの動作で書きます。「適切に処理する」「確認する」のような言葉は、何をどうするのか分からないので避けます。目安は、その業務を知らない新人が、その行だけを読んで同じ動きができるかです。

判断を「もし〜なら〜」で書く

判断の箇所は、条件と結果を一組にして書きます。条件が複数ある場合は、上から順に当てはめる形にすると、エージェントも人も迷いません。

もし 本文に「不具合」「エラー」「動かない」のいずれかがあれば → 「不具合」に分類し、返信案は作らない（担当者が直接対応）
もし 本文に「料金」「見積」「価格」のいずれかがあれば       → 「料金」に分類
もし 本文に「資料」「カタログ」のいずれかがあれば           → 「資料請求」に分類し、定型文Bで返信案
上のどれにも当てはまらなければ                              → 「その他」に分類し、人に知らせる

最後の行「どれにも当てはまらなければ」を必ず入れてください。ここが抜けると、エージェントはそれらしい分類を勝手に選びます。

例外と「人の判断が必要な場所」に印をつける

分解していると、「これは人が見ないとまずい」という箇所が必ず出てきます。たとえば、クレームの気配があるメール、金額が大きい見積依頼、過去にトラブルのあった取引先からの連絡。こうした箇所には「人」の印をつけ、エージェントの仕事を「人に知らせて止まる」ことにします。この印が、ステップ06の承認ポイントになります。

完成の基準を一文で書く

最後に、「何ができていれば、この業務は終わったと言えるか」を一文で書きます。これはステップ05で試作を評価するときの物差しになります。

2自社に当てはめて考える

1. ステップ02で決めた業務を、入力・手順・判断・出力の4つに分けて書く。
2. 手順を1行1動作で箇条書きにする。あいまいな動詞（確認する・処理する・対応する）が残っていないか見直す。
3. 判断を「もし〜なら〜」の形で、上から順に書く。最後に「どれにも当てはまらなければ」を入れる。
4. 人が見るべき箇所に「人」の印をつける。
5. 完成の基準を一文で書く。

可能なら、同じ業務をしている同僚に読んでもらってください。「ここ、実は違う」という指摘が出たら、それは暗黙の了解が文字になった瞬間です。

3自社の情報を記入する — 業務分解シート

ここで書いた手順と判断が、ステップ05で指示書の材料になります。 入力は自動でこのブラウザに保存されます。保存しました

4次へ進む条件

次の項目にすべてチェックが入ったら、このステップは完了です。完了にすると、トップページと一覧に印がつき、進み具合として記録されます。

• 入力・手順・判断・出力の4つに分けた
• 手順に「確認する・処理する」などのあいまいな動詞が残っていない
• 判断の最後に「どれにも当てはまらなければ」がある
• 人が見るべき箇所に印をつけた
• 完成の基準を一文で書いた

ステップ03は完了です。次のステップ04「道具と情報をそろえる」へ進んでください。