社内に広げる

1理解する

2つ目以降の選び方

横に広げるときは、最初の1つと「同じ型」の業務から選ぶと速く進みます。「メールを読んで分類し、下書きを作る」がうまくいったなら、申請書の受付、問い合わせフォームの対応など、形の似た業務を探します。指示書の大半を使い回せます。

型の違う業務（たとえば表計算の集計）に進むときは、ステップ02からやり直す気持ちで、小さく始めます。

社内ルールに最低限入れる項目

複数の人が使い始める前に、短くてよいので文書を作ります。長い規程は読まれません。A4で1〜2枚が目安です。

• 入力してよい情報・いけない情報（ステップ04の線引き）
• 人の承認が必要な操作（ステップ06の4つの操作）
• エージェントの出力の責任は使った人にあること。「AIがやった」は理由にならない
• 記録の残し方と、問題が起きたときの連絡先
• 新しい業務に導入したいときの手順（この8ステップを使う、と書けばよい）

教育と窓口

使う人には、この教材のステップ01と06を読んでもらうだけでも違います。加えて、困ったときに聞ける窓口（人かチャットの場所）を1つ決めます。最初の1つを導入した人が窓口になるのが自然です。

費用の見える化

AIサービスの多くは使った分だけ料金がかかります。次を押さえておけば、予想外の請求を防げます。

• サービスごとの料金の仕組み（月額か、使用量か、その両方か）
• 業務ごと・部署ごとの利用量が分かるようにしておく
• 月ごとの上限と、上限に近づいたときの通知先
• 削減できた時間を金額に直して、費用と並べる（ステップ07の記録から）

見直しのサイクル

AIサービスは頻繁に変わります。ただし、変わるのは「頭脳」と「道具」であって、業務の分解・判断基準・承認ポイント・記録といったこの教材で作ったものは変わりません。四半期に一度、次を見直す予定を入れておきます。

• 指標（ステップ07）は改善しているか、悪化していないか
• 承認ポイントは適切か。減らせるもの、増やすべきものはないか
• 権限と入力情報の範囲は、最初に決めたとおりか
• 費用は見合っているか
• 新しい業務の候補はあるか

導入計画書にまとめる

ここまでの各ステップで記入した内容は、「導入計画書」のページで1枚にまとまります。上司への説明、情報システム部門との調整、2つ目の業務を始める人への引き継ぎに、そのまま使ってください。

2自社に当てはめて考える

1. 2つ目の候補を、最初の1つと「同じ型」から2〜3つ挙げる。
2. 社内ルールに入れる項目を書き出す（上の5項目をそのまま使ってよい）。
3. 窓口になる人、使う人に読んでもらうステップを決める。
4. 費用の仕組みと月の上限、通知先を書く。
5. 見直しの時期（四半期など）と担当を決める。
6. 「導入計画書」のページを開き、内容を確認して、必要なら各ステップに戻って書き足す。

3自社の情報を記入する — 展開計画

ここまで埋まったら、「導入計画書」のページで全体を確認してください。 入力は自動でこのブラウザに保存されます。保存しました

4次へ進む条件

次の項目にすべてチェックが入ったら、このステップは完了です。完了にすると、トップページと一覧に印がつき、進み具合として記録されます。

• 2つ目以降の候補を「同じ型」から挙げた
• 社内ルールに入れる項目を書き出した
• 窓口と、使う人への教育の内容を決めた
• 費用の上限と通知先を決めた
• 見直しの時期と担当を決めた
• 導入計画書を確認した

ステップ08は完了です。導入計画書を確認してください。