道具と情報をそろえる

1理解する

エージェントが使う「道具」を洗い出す

ステップ03の分解シートを見ながら、入力・手順・出力のそれぞれで、エージェントが触る必要のあるものを書き出します。多くの場合、次のどれかに当たります。

• メール：受信箱を読む、下書きを作る（送信は人）
• ファイル・共有フォルダ：表計算や文書を読む、結果を書き出す
• カレンダー・チャット：予定を読む、担当者に知らせる
• 業務システム：顧客管理、会計、勤怠など。読み取りと入力
• Web：公開情報を調べる

連携には3つの段階がある

「システム連携」と聞くと難しそうですが、実は段階があります。最初から高い段階を目指す必要はありません。

1. 手で渡す

   人がエージェントにメールやファイルの内容を貼り付け、結果を受け取って人が貼り直す。もっとも簡単で、今日から試せます。ステップ05の試作はほぼこの段階で行います。

2. ファイルで渡す

   決まったフォルダにファイルを置くと、エージェントがそれを読み、結果を別のフォルダに書き出す。人の手間が減り、まだ仕組みは単純です。

3. システムとつなぐ

   エージェントがメールや業務システムに直接アクセスする。多くの製品では「コネクタ」「連携」「API（システム同士がやりとりするための窓口）」と呼ばれる機能を使います。便利ですが、権限と安全対策の設計が必要になります。

権限：最小限、読み取りから

エージェントに与える権限は、人の新人に与える権限と同じ考え方です。

• 必要最小限の権限：その業務に使うフォルダ・受信箱だけ。「とりあえず全部見られるように」はしない。
• 読み取りから始める：まずは読むだけ。書き込み（作成・変更・削除）は、試作で安定してから、しかも範囲を限って与える。
• 専用のアカウント：個人のアカウントを使い回さず、エージェント用のアカウントを用意すると、誰（何）が何をしたか記録で追えます。
• 削除と外部送信は与えない：少なくとも最初の数か月は、人が行う。

情報の線引き：扱ってよいもの・いけないもの

エージェントに読ませる情報は、多くの場合、外部のAIサービスに送られます。社内のルールで、どの情報を外部サービスに入力してよいかが決まっているはずです。決まっていなければ、この機会に確認します。

ここは「分からないから後で」にしないでください。試作を始める前に線引きがあると、安心して進められますし、後から止められるリスクも減ります。

相談するときの持ち物

情報システム部門や法務に相談するときは、ステップ02の候補評価表、ステップ03の分解シート、そしてこのステップの一覧表を持っていきます。「何を、どの情報で、どこまで任せたいか」が紙になっていると、相談は短時間で済み、答えも具体的になります。

2自社に当てはめて考える

1. 分解シートを見ながら、エージェントが触る道具を一覧にする。
2. それぞれについて「読むだけ」「書き込みも必要」を分け、最初の試作では読むだけで済ませられないか考える。
3. 扱う情報の種類を確認し、個人情報や社外秘が含まれるなら、伏せ字やダミーデータで試作できないか考える。
4. 情報システム部門・法務に確認すべき項目を書き出し、相談の予定を入れる。
5. 最初の試作は連携の段階1（手で渡す）か2（ファイルで渡す）のどちらで行うか決める。

3自社の情報を記入する — 道具・情報・権限の一覧表

情報システム部門・法務に相談するときは、このページを印刷またはコピーして持っていけます。 入力は自動でこのブラウザに保存されます。保存しました

4次へ進む条件

次の項目にすべてチェックが入ったら、このステップは完了です。完了にすると、トップページと一覧に印がつき、進み具合として記録されます。

• エージェントが触る道具を一覧にした
• 試作では「読むだけ」「手で渡す」で済む範囲を決めた
• 個人情報・社外秘の有無を確認し、試作での扱い（伏せ字など）を決めた
• 情報システム部門・法務への確認項目を書き出した

ステップ04は完了です。次のステップ05「小さく試す」へ進んでください。